Вибір копіювального апарату

1. Скільки копій і якого формату (тільки А4 або ще і А3) Ви розраховуєте  робити в місяць?

Від цього залежатиме не тільки ціна апарату: якщо Ви, вирішивши заощадити, зупинитеся тільки на форматі А4, то треба враховувати, що Вам не вдасться знайти копір з продуктивністю більше 13-15 копій/хв; і великого вибору додаткових пристроїв (про це в наступному абзаці) до такого апарату, швидше за все, не буде. Та і робити по 10-15 тисяч копій в місяць, особливо в гарантійний період, у Вас навряд чи вийде: є таке поняття, як рекомендоване виготівником місячне напрацювання, і регулярно перевищувати його — вірний шлях до позбавлення гарантії на початку експлуатації, а також до швидкого зносу апарату і, як наслідок, до великих витрат на ремонт. Тому Вам доведеться вибирати продуктивніший апарат, що відповідає Вашим потребам в копіюванні; а такі апарати звичайно мають максимальний формат А3.

До речі, вибирати апарат бажано з рекомендованим напрацюванням хоч би на 10-15% (а краще — на 30-50%) вище за Ваші нинішні щомісячні потреби, адже завтра Ваші запити можуть і зрости. Не економте — за статистикою приблизно 2/3 всіх витрат на експлуатацію копіювальної техніки доводяться на витратні матеріали і сервісне обслуговування, і лише третина — на вартість власне апарату.

Ще одне зауваження: рекомендоване місячне напрацювання в N тисяч копій має на увазі, звичайно ж, що ця кількість копій виготовлятиметься не за 1-2-3 дні, а рівномірно протягом місяця. Деякі виробники вказують ще і максимальне місячне напрацювання; але не слід розраховувати на довгу безпроблемну роботу копіра, якщо постійно завантажувати його по максимуму.

 2. Чи потрібні Вам у складі апарату такі пристрої, як дуплекс (модуль двостороннього копіювання), автоподатчик оригіналів і сортер? Чи влаштує Вас місткість штатного лотка (або лотків) подачі паперу або її краще збільшити?

Ці та інші приємні і корисні доповнення можуть подвоїти базову ціну копіра; чи готові Ви до цього? І ще: якщо сьогодні Ваш бюджет обмежений, але згодом Ви все ж таки плануєте доукомплектувати апарат якимись з перерахованих опцій, майте на увазі, що не всі моделі дозволять Вам зробити це, адже конструкція деяких апаратів може просто не передбачати установку, наприклад, дуплексу (а деякі копіри, навпаки, випускаються тільки з дуплексом).

 3. Чи хочете Ви мати «в одному флаконі» копір, принтер і, можливо, факс зі сканером, чи ж Вам потрібно тільки робити копії?

Від цього залежить, який апарат Вам слід вибирати — цифровий або аналоговий.
Практично у всіх копіювальних апаратах (тут ми не розглядаємо дуплікатори і деякі інші машини) образ оригіналу формується на фотобарабані і потім переноситься на паперовий лист. Але за способом такого формування вони розділяються на аналогові і цифрові.

В аналогових копірах цей образ створюється засобами оптики (ламп, лінз і дзеркал); цими ж засобами проводиться і редагування зображення (масштабування, стирання кромок або частин зображення). Електроніка потрібна тільки для управління процесом копіювання. Характерна особливість аналогових апаратів — для зняття N копій з одного оригінала потрібно зробити N сканувань. Дозвіл при копіюванні звичайно не перевищує 400 dpi (крапок на дюйм), чого цілком достатньо для зняття копій з текстових документів, а ось для зображень цього буває замало, тим більше що аналогові копіри передають не дуже велику кількість градацій сірого. Виробництво аналогових апаратів, здатних тільки копіювати, в даний час сильно скоротилося, хоча деякі виробники поки не збираються припиняти їх випуск.

Цифрові ж машини, які з'явилися відносно недавно, по суті є електронним сканером (що став вже звичним в офісах і навіть вдома) і лазерним принтером (як правило; але є цифрові копіри і із струменевим друком), об'єднані в одному корпусі. Після сканування образ оригіналу перетвориться в електронний цифровий вид, запам'ятовується, обробляється (якщо потрібно) і формується на барабані за допомогою лазерного променя. Такий метод дозволяє, по-перше, обмежитися одним скануванням для зняття будь-якої кількості копій з одного оригіналу (так звана функція SOPM — «Scan Once Print Many» або «Одне сканування — багато копій»; зверніть увагу, що SOPM реалізована НЕ У ВСІХ цифрових копірах); по-друге, підвищити дозвіл (до 600 і більше dpi) і кількість градацій сірого (що підвищує якість копій, знятих з фотозображень); по-третє, дає більше можливостей для редагування та інш. (зокрема, дозволяє деколи відмовитися від дорогих, громіздких і не завжди надійних механічних сортерів — сортування копій проводиться засобами електроніки).

Цифровий копір може друкувати файли з комп'ютера, розсилати факси, сканувати зображення (майже завжди — в чорно-білому режимі або в градаціях сірого; хоча є апарати, що дозволяють робити чорно-білі копії, а сканувати і в кольорі) для подальшої їх передачі в комп'ютер; він може працювати в локальній мережі; але звичайно для реалізації цих корисних функцій потрібно придбати додаткові модулі, вельми і вельми недешеві (деколи окремий лазерний принтер, розрахований на обслуговування невеликої робочої групи, дешевше, ніж відповідний модуль для цифрового копіра); деякі моделі не мають можливості upgrade до сканера і факсу або навіть до принтера: зустрічаються цифровики, здатні копіювати — і лише; таке робиться для зменшення ціни.

 Відповівши самому собі на ці питання, можна переходити до вибору моделі.

Якщо у Вашій організації немає своєї сервісної служби, вибір варто почати з пошуку постачальника, здатного не просто продати копіювальний апарат, але і забезпечити Вас витратними матеріалами, ЗІПом і якісним сервісом, з яким Ви тісно спілкуватиметеся хоч би протягом гарантійного терміну. Що толку в якій-небудь вподобаній Вам моделі, якщо у Вашому місті немає для неї ні витратних матеріалів, ні — головне — фахівців, здатних швидко відновити апарат у разі поломки!

Тому постарайтеся дізнатися у знайомих, яку фірму (або фірми) вони можуть порекомендувати як надійного постачальника і партнера.

Отже, Ви знайшли потенційного постачальника і розповіли йому про те, який копір Вам потрібен; а менеджер пропонує на вибір декілька моделей, що відповідають Вашим вимогам. Не кидайтеся відразу на найдешевший із запропонованих апаратів: перш за все треба підрахувати вартість володіння. У неї, крім вартості самого апарату і тонера (по якому лукаві продавці часто рахують собівартість копії), входить ще і ціна ряду комплектуючих, які фірма-виготовлювач рекомендує замінювати після певної кількості зроблених копій, і які перераховані в так званому “списку PM” (читається “пі-ем” — від англійського “Preventive Maintenance list”): це і фотобарабан з лезом його очищення (ракелем), і різні вали, ролики і фільтри, і носій (девелопер, стартер), якщо апарат двокомпонентний. Тому не задовольняйтеся заявою менеджера про те, що «собівартість копії на цій моделі складає ... центів», а зажадайте список PM, прайс-лист на вхідні в нього компоненти, дізнайтеся розрахунковий ресурс апарату в тисячах копій (ця цифра звичайно дається виробником) і самі підрахуйте вартість володіння для кожного із запропонованих Вам копірів (вартість самого апарату, туби тонера і кожної деталі із списку PM ділимо на їх ресурс, виражений в копіях; одержані числа підсумовуємо — вийде собівартість копії; а вартість володіння — це сума ціни самого апарату і всіх витратних і комплектуючих, які доведеться купувати за розрахунковий термін його служби).

Бажано, щоб надані Вам продавцем цифри підтверджувалися документами (наприклад, відповідними сторінками сервісного керівництва).

Звичайно, якщо для обслуговування апарату Ви запрошуватимете фахівця із сторони, то одержана цифра збільшиться; у ній також не враховується вартість споживаної електроенергії і, звичайно, паперу; але ці цифри для апаратів одного класу приблизно однакові, і для вибору моделі така оцінка цілком прийнятна.

Ще одна теза, яку Ви можете почути: «у списку PM для ресурсу барабана (валу і т.п.) вказана цифра Х тисяч копій, а реально він прослужить і в два рази більше» (або «цей апарат пропрацює втричі довше, ніж заявив виробник»). До такої заяви слід прислухатися, але не враховувати її при підрахунку вартості володіння: якщо прослужить більше — добре, Вам повезло; а якщо ні?! Краще поцікавитися у менеджера і, звичайно, у знайомих статистикою відмов на запропоновані Вам моделі; слова менеджера із цього приводу часто теж гідні уваги — адже гарантійне обслуговування невдалої з погляду надійності моделі лежить на його фірмі.

 Декілька додаткових міркувань.

Часто в прайсах на копіювальну техніку вказана ціна базової комплектації; поцікавтеся, що в неї входить, а що треба оплачувати додатково. Часто в базову ціну не входить пусковий комплект (тонер і носій), іноді — кришка скла оригіналів (якщо є вибір між автоподатчиком і простою кришкою). Деколи для установки додаткових пристроїв (сортера, автоподатчика і т.д.) потрібно придбати якісь спеціальні модулі (адаптери, блоки розширення пам'яті в цифрових копірах і т.п.) — не забудьте запитати про це. Дізнайтеся, чи входять в ціну доставка і пуско-налагоджувальні роботи (останні звичайно входять).

Про гарантію: для копірів, як і для автомобілів, дуже часто гарантійний термін визначається двома цифрами: часом (місяцями, роками) і «пробігом» (у тисячах копій) — що раніше наступить. Обов'язково дізнайтеся величину рекомендованого виготівником місячного напрацювання і поцікавтеся, чи буде сервісна служба постачальника заперечувати проти її перевищення в гарантійний період (а «заперечення» можуть бути аж до зняття з гарантії), а також що саме входить в гарантійне обслуговування (профілактичні роботи і заміна перерахованих в списку PM деталей після закінчення вказаного для них виготівником періоду звичайно оплачуються окремо; а ось якщо який-небудь вал «помре» до цього терміну — чи доведеться Вам оплачувати його заміну?).

Окремо поговоримо про профілактичне обслуговування: всі вважають нормальною вимогу виробників автомобілів проводити платне техобслуговування через визначений пробіг — інакше власник атомобіля позбавляється гарантії. Але до копірів відношення чомусь інше: багато хто думає, що в гарантійний період профілактичне техобслуговування апарату — це турбота сервісної служби продавця. Цілком вірно; ось тільки послуга ця, як правило, платна: Вам потрібно укласти договір на обслуговування. Багато грошей з Вас за це не візьмуть; але, маючи на руках такий договір, Ви повністю складаєте з себе відповідальність за стан апарату (за винятком випадків поломки з вини Ваших співробітників).

Дізнайтеся ще, як гарантійний сервіс віднесеться до того, що якась деталь, що виробила ресурс по PM, продовжує нормально працювати (як часто і буває) — чи примусять Вас під загрозою зняття з гарантії сплатити її заміну або почекають до того моменту, коли цього зажадає її реальний стан. Нарешті, поцікавтеся, чи буде згоден постачальник на застосування «давальницької сировини» — витратних матеріалів, придбаних на стороні (цілком можливо, що Ви знайдете фірму, у якої ціни на розхідники будуть нижчі). Та і взагалі, непогано дізнатися наперед, чи легко купити витратні і ЗІП до вибраного апарату в інших доступних Вам фірмах — а раптом завтра Ви вже не відшукаєте того люб'язного продавця, який так красномовно умовляв Вас купити цю модель сьогодні!

Ще одна сторона питання про витратні матеріали: деякі постачальники пропонують копіювальні апарати за дуже привабливими цінами, але вимагають в гарантійний період купувати всі ррозхідники тільки у них (самі розумієте, за якою ціною). Мотивується це тим, що власник апарату (тобто Ви) може купити неоригінальні тонер, девелопер, барабан і т.п. Використання неоригінальних (або сумісних) витратних матеріалів — це окреме питання; вони, звичайно, дешевше за оригінальні, але завжди їх купують на свій страх і ризик, і гарантійний сервіс має повне право зняти з себе відповідальність за роботу апарату і якість копії (чому хтось повинен відповідати за Вашу економію?!). З іншого боку, якщо у Вас є можливість купувати саме оригінальні витратні матеріали за нижчими цінами, то чому Ви винні комусь переплачувати?

Дещо про папір. Ніколи не економте на ньому; хороший папір — застава довгого життя Вашого копіра і шлях до зменшення числа неприємностей, пов'язаних з його поломкою. Не всякий папір, на упаковці якого написано «80 г/кв.м» і «Для використання в копіювальних апаратах і лазерних принтерах», однаково хороший. Дізнайтеся у постачальника Вашого апарату, які марки паперу він рекомендує, щоб в майбутньому не дати йому можливості заявити, наприклад: «Фотобарабан вийшов з ладу завчасно через використання неякісного паперу».

Якщо ж Ваш апарат не має дуплексу (або можливості його установки), то притискний вал печі (ф'юзера) в таких апаратах має меншу стійкість до налипання тонера, ніж у копірів з дуплексом, тому прагніть робити двосторонні копії тільки при необхідності, а не для економії паперу; тим самим Ви заощадите значно більше на ремонті ф'юзера.

 Звичайно, ці питання потрібно з'ясувати до покупки.

Останнє: у випадках якихось конфліктів з постачальником не намагайтеся апелювати до «Закону про права споживача» — цим Ви лише покажете свою повну юридичну неграмотність. По-перше, споживачем цей Закон рахує лише приватну особу; по-друге, придбаний товар не може використовуватися цією особою для потреб підприємництва; нарешті, визначуване Законом право споживача на повернення або обмін не розповсюджується на ряд складних технічних товарів, для яких встановлений гарантійний термін — зокрема, на обчислювальну і копіювально-розмножувальну техніку.

Примітка: практично все сказане також відноситься до вибору принтерів і багатофункціональних пристроїв (БФП)